La figura responsabile del Payroll Specialist si occupa dell’elaborazione delle buste paga e della gestione del database dei dipendenti lavoratori di un’azienda. In pratica, il Payroll Specialist si occupa principalmente di elaborare le busta paghe e contirbuti e di gestire le informazioni fiscali aziendali.

Di cosa si occupa il Payroll Specialist?

Entrando nello specifico, vediamo quali sono le principali mansioni di un professionista Payroll Specialist. Prima di ogni cosa, è importante fare una distinzione tra i compiti che hanno a che vedere con:

• la gestione dei rapporti con gli altri dipendenti

• le relazioni con la dirigenza aziendale

• la gestione dei dipendenti

Anzitutto, il compito principale di un Payroll Specialist è quello di collaborare con gli altri reparti per migliorare il sistema di gestione degli stipendi. Il reparto HR è una sorta di centro nevralgico dell’azienda poiché da lì transitano tutte le notizie che viaggiano dalla dirigenza ai dipendenti e viceversa.

A livello di comunicazioni:

• aiuta i dipendenti a comprendere meglio le voci presenti nella loro busta paga ed eventuali cambiamenti che possono verificarsi

• indirizza e risolve i reclami relativi al sistema di gestione stipendi

A livello organizzativo:

• compila fogli di calcolo e con l’ausilio di altri software amministrativi si assicura che i dipendenti siano pagati per le ore di lavoro

• si assicura che le ore lavorate siano corrette, che i controlli siano eseguiti correttamente

• elabora il libro paga per i dipendenti

• gestisce la banca dati del personale

• predispone dati per i contabili, o altri specialisti finanziari, relativi ai periodi di pagamento delle tasse o durante le revisioni finanziarie

I rapporti con la dirigenza

Come si evince, la figura professionale del Payroll Specialist non svolge unicamente funzioni in contatto con i dipendenti, ma ha anche una serie di oneri che riguardano i vertici aziendali. In particolare:

• gestisce il budget e le spese dell’organizzazione

• riferisce al supervisore del dipartimento HR riguardo alle attività e ai problemi quotidiani

• lavora a stretto contatto con gli altri reparti per raggiungere gli obiettivi dell’azienda

• redige i rapporti destinati ai dipartimenti competenti su buste paga, budget aziendale e spese varie

• raccoglie i dati temporali e le informazioni sui salari

Quali competenze e requisiti deve avere il Payroll Specialist?

Sebbene un diploma di scuola superiore o equivalente sia il requisito minimo, è preferibile ottenere una laurea in Economia Aziendale o in Management delle Risorse Umane. Infatti, come si è detto in precedenza, le funzioni del Payroll Specialist includono la gestione del budget e delle spese dell’azienda. Inoltre gli eventuali avanzamenti di carriera comprendono ruoli manageriali o di supervisione, quindi se questo è il percorso che si intende seguire, la strada dell’università è quella più caldamente consigliata.

L’identikit perfetto del Payroll Specialist:

• conoscenza approfondita di leggi e procedure in ambito fiscale e salariale

• eccellenti capacità comunicative

• alto livello di alfabetizzazione informatica

• forti competenze organizzative

• capacità di problem solving per gestire le questioni che possono sorgere sia con i dipendenti che con i dirigenti

A tutto questo occorre aggiungere le competenze da maturare in azienda sull’utilizzo degli applicativi per la gestione del personale. Come per esempio il software HR solution.

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